Партнеры
PR Inc. представит Россию на Baltic PR Awards
Ольга Дашевская, Основатель и Старший партнер коммуникационного агентства PR Inc. представит Россию в жюри ежегодного форума Baltic PR Awards 2013.
Технофорум-2013
Международная выставка «Технофорум-2013» состоится с 28 по 31 октября 2013 года в ЦВК «Экспоцентр». Крупнейшие российские и зарубежные производители и дистрибьюторы, научные центры, высокотехнологичные предприятия представят инновационные разработки в области технологий обработки материалов: металла, дерева, камня, стекла, органических, полимерных и композитных материалов.
Комментарии
- avtomatizator: И пойти нужно, и времени нет. Хотя, он уже и прошел. Жаль. Весьма жаль.
- avtomatizator: Прогнозирование — дело бесполезное. Отъем денег у населения
- Neck: Подводим итоги второй недели http://www.blog.stroika.ru/
- Neck: Фото-отчет с выставки Стройсиб 2011 (первая неделя) http://www.blog.stroika.ru/
- admin: Пост-релиз 9-го международного водного форума ЭКВАТЭК-2010 «Вода: экология и технология» С 1 по 4 июня 2010 г....
Готовим мероприятие. Виды и особенности деловых мероприятий
Итоги любого мероприятия зависят в первую очередь от того, насколько грамотно и качественно оно сделано и проведено. Поэтому, чтобы избежать различных неприятных ситуаций и накладок, уделим вынимание этапу подготовки.
Прежде всего, определимся с тем, какое мероприятие будем проводить, от этого будет зависеть, какие этапы нужно пройти до его начала, по ходу и после проведения.
- Саммит (от англ. summit meeting), он же «встреча на высшем уровне» — подразумевает встречу представителей высших эшелонов власти и/или бизнеса. Если Вы проводите саммит, то наш сайт вам уже не поможет. Для подобных мероприятий существует протокол.
- Форум (в древнем Риме – место общественных собраний) — мероприятие, изначально направленное на
решение глобальных проблем, результатом которого должно явится, по крайней мере, принятие некоего документа именуемого «решения форума» и направляемое в органы исполнительной власти для принятия к действию. Название широко применяется во всех областях человеческой деятельности, поэтому можно встретить как политический, экономический или религиозный форум. В настоящее время существует тенденция называть форумом всё подряд, ибо считается, что это придаёт мероприятию статусности. Также сейчас «хорошим тоном» считается собрать «букет» из нескольких семинаров, круглых столов и выставок по схожей тематике под одной крышей и назвать сиё действо форумом. При подготовке и проведении форума в первую очередь нужно понимать, что предстоит иметь дело с большими группами людей (более 500 человек), а также уделять повышенное внимание продвижению и созданию имиджа мероприятия. - Съезд -собрание представителей какой-либо организации, деятелей какой-либо области и т.п., обсуждающее и решающее вопросы общественно-политической, научной или иной деятельности.
- Конгресс (от лат. congredior) — Большой съезд, собрание (обычно по вопросам международного значения).
Подразумевает международный статус. Проводится внутри профессиональных групп, политических сил, или сторонников какой-либо идей для выработки общего видения ситуации. Например, конгресс врачей, или конгресс геологов, или международный конгресс экологов по противодействию конгрессу геологов. Организаторам конгресса в первую очередь стоит не забывать о международном статусе мероприятия. - Конференция (англ. Academic conference) — как правило, конференцией называют собрания учёных, исследователей или публицистов в ходе которой участники представляют сообществу свои работы или результаты исследований которые затем совместно обсуждаются. Говоря современным языком, конференция — средство модернизации инноваций. По итогам конференции публикуются её материалы. При организации необходимо заранее предусмотреть какое оборудование может понадобиться участникам для эффективной работы.
- Симпозиум – то же что и конференция, только посещённая как правило, одному вопросу или теме.
- Семинар (от лат. seminarium) — это форма обучения, причём обучения в процессе совместного
обсуждения какого либо сообщения или доклада. Бывает как студенческим (для студентов), так и научным (с участием учёных). Также широко распространены бизнес семинары, целью которых также является повышение квалификации, например семинары специалистов по продажам или кредитных брокеров. Подразумевает аудиторию не более 50 человек (эффективная аудитория семинара 25 – 30 человек), в противном случае обсуждение превращается в базар. - Тренинг (англ. training от train) — широко распространенный ныне метод активного обучения, направленный на развитие знаний, умений и навыков. Проводится, как правило, в группах до 10 человек одним или несколькими тренерами. Эффект достигается чередованием теоретических установок и практического закрепления навыков. С точки зрения организатора – самое простое мероприятие.
- Презентация (от лат. praesentatio) — как правило, рекламное мероприятие, включающее в себя демонстрацию товара, подробное описание его характеристик, а также раздачу информационно-рекламных материалов.
- Круглый стол — как правило, собрание в рамках более крупного мероприятия, такого как форум или
симпозиум. Подразумевает собрание разноплановых участников (охватывает все мнения по проблеме) с целью выработки общего решения или разрешения конфликта. Организатору стоит обратить внимание на создание рабочей атмосферы и освещение итогов в прессе. - Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности. Основной задачей организатора является заблаговременное и неоднократное оповещение представителей СМИ о предстоящем событии.
- Брифинг – тоже, что и пресс-конференция, но проводимая по вопросу хорошо известному общественности, поэтому, сводится к ответам на вопросы представителей СМИ.
Вот некоторые факторы, влияющие на подготовительный процесс:
- Количество участников.
Количество участников мероприятия существенно влияет на подготовку. Если количество участников превышает 50 человек, нужно разделять людей на более мелкие группы при каких-либо совместных перемещениях, предусмотреть несколько пунктов регистрации, учитывать пропускную способность туалетов, вместимость гардероба и пр. Главное – не допустить образования толпы, ибо у толпы свои законы, и они могут существенно отличатся от Ваших.
- Временной интервал проведения мероприятия.
Временные интервалы могут варьироваться от нескольких минут (брифинг или пресс-конференция), до нескольких дней или даже недель (форум или конгресс). Разумеется, в каждом случае есть свои нюансы, на которых мы сейчас останавливаться не будем, но стоит отметить, что в ходе длительных мероприятий, как правило, на второй день участники «втягиваются» в процесс и принимают «правила игры», чем существенно облегают жизнь организаторам.
- Особенности аудитории
Серьёзный фактор, включающий возрастную группу, социальный статус и образовательный уровень большинства участников. Сюда же можно отнести отношения участников между собой до мероприятия (работают ли все в одном коллективе, знакомы или наоборот пришли из разных областей). Кроме того, большое влияние может оказывать наличие индивидуумов, серьёзно отличающихся от основной аудитории или находящихся между собой в конфликте. Если вы заранее знаете эти особенности, это может существенно облегчить вам жизнь. По крайней мере, не поленитесь, лишний раз просмотрите список участников, вдруг обнаружите там Усаму Бен Ладена…
- Контент
Основной момент, ради которого всё собственно и затевается. В любом случае стоит иметь понятную и четко прописанную программу мероприятия с полным перечнем докладов и спикеров, и стараться её придерживаться. Для крупных мероприятий обязательно нужно приглашать модератора, желательно имеющего опыт в соответствующей области, который будет следить за тем, чтобы докладчики (спикеры) соблюдали регламент и не позволять дискуссиям превращаться в восточный базар.
- Приглашения
Казалось бы, что может быть проще, но я регулярно получаю приглашения на мероприятия, содержащие неполную информацию и требующие уточнений. Вот некоторые, на мой взгляд, простые правила:
— Докладчиков и модераторов следует приглашать за несколько месяцев, чтобы люди успели подготовиться.
— В приглашении обязательно указывать тему, дату, место и время проведения мероприятия.
— В некоторых случаях нелишне будет указать дресс код.
— Если мероприятие проводится в малоизвестном месте, стоит приложить схему проезда.
— Если место проведения обладает, какими-либо особенностями (отсутствие парковки, необходимость проходить паспортный контроль и т.п.), об этом стоит упомянуть.
— Приглашения на бесплатные мероприятия (такие как презентации) и на пресс мероприятия необходимо обязательно дублировать на несколько дней до начала.
Смотрите также:
Выбор площадки для проведения мероприятия. Оборудование необходимое для проведения мероприятия.
Работа с участниками, приглашения, регистрация.
Организация питания на мероприятии.
Освещение мероприятия, работа с прессой и информационными партнёрами.
Приветствуем вас на сайте events-live. Этот сайт посвящен мероприятиям, их организации и разумеется, тем кто их создает и в них участвует. Здесь вы найдете анонсы и обзоры самых интересных и актуальных событий, которые происходят в России и мире. Отдельный раздел сайта, event-помощник, создан специально для организаторов. Здесь вы найдете рекомендации по основным аспектам процесса подготовки и проведения мероприятия. Сайт открыт для обмена опытом, мы будем рады вашим мнениям. Высказывайтесь на сайте или присылайте ваши материалы на info@sdk-hr.ru. Events-live - только актуальные события.