Партнеры
PR Inc. представит Россию на Baltic PR Awards
Ольга Дашевская, Основатель и Старший партнер коммуникационного агентства PR Inc. представит Россию в жюри ежегодного форума Baltic PR Awards 2013.
Технофорум-2013
Международная выставка «Технофорум-2013» состоится с 28 по 31 октября 2013 года в ЦВК «Экспоцентр». Крупнейшие российские и зарубежные производители и дистрибьюторы, научные центры, высокотехнологичные предприятия представят инновационные разработки в области технологий обработки материалов: металла, дерева, камня, стекла, органических, полимерных и композитных материалов.
Комментарии
- avtomatizator: И пойти нужно, и времени нет. Хотя, он уже и прошел. Жаль. Весьма жаль.
- avtomatizator: Прогнозирование — дело бесполезное. Отъем денег у населения
- Neck: Подводим итоги второй недели http://www.blog.stroika.ru/
- Neck: Фото-отчет с выставки Стройсиб 2011 (первая неделя) http://www.blog.stroika.ru/
- admin: Пост-релиз 9-го международного водного форума ЭКВАТЭК-2010 «Вода: экология и технология» С 1 по 4 июня 2010 г....
Организация мероприятий: работа с участниками
Любое мероприятие немыслимо без участников – эта истина очевидна и не требует дополнительных подтверждений. В теории обычно все гладко, но на практике появляется ряд серьезнейших вопросов: кого приглашать, как приглашать, и как работать с десятками или даже сотнями участников, чтобы никого не обойти вниманием? Попытаемся ответить на эти непростые вопросы.
Собственно, работа с участниками любого мероприятия включает в себя несколько этапов: приглашение, аккредитация, регистрация, обеспечение документами и материалами для работы, организация питания и проживания. Это, так сказать, костяк, но для каждого типа мероприятия есть свои нюансы. О них и поговорим.
Мероприятия для прессы
Сразу оговоримся: пресса, как правило, участвует во всех мероприятиях – кроме, пожалуй, сугубо корпоративных тренингов. В этой главке речь пойдет о мероприятиях, которые устраиваются именно для прессы: пресс-конференциях, брифингах, пресс-турах.
Вопрос о приглашении представителей СМИ рассматривается подробно в разделе «Организация мероприятий: работа с прессой», так что подробно останавливаться на нем не будем. Хорошо написанный пресс-релиз обеспечит вам явку представителей большей части печатных изданий и телеканалов вашего региона.
Аккредитация
Чтобы точно знать, кто придет, а также — чтобы поднять статус мероприятия в глазах «четвертой власти», можно провести аккредитацию. Однако эта процедура имеет смысл, когда приглашенных, скажем, больше пятидесяти – в противном случае мы просто-напросто безосновательно «утяжеляем» мероприятие. Если по правилам – то заявление на аккредитацию редакция подает на своем фирменном бланке за подписью главного редактора. Обычно же – особенно это касается небольших и средних городов, где все журналисты и сотрудники пресс-служб знают друг друга в лицо – все ограничивается звонком с уточнением, кого из корреспондентов направит данное издание. Впрочем, это вовсе не означает, что неаккредитованным представителям СМИ нужно отказывать в участии.
Если мероприятие немногочисленное, а большая часть действующих лиц знакома друг с другом, изготовление удостоверений-бэйджиков просто лишено смысла. Однако когда на пресс-конференцию или пресс-тур съезжаются все СМИ региона – здесь без удостоверений просто не обойтись. Выступающих, как правило, знают все – но и они имеют право знать, кто им задает вопросы.
Регистрация
Регистрация обязательна для мероприятий любого масштаба. Во-первых, она дает возможн
ость понять, какой процент из приглашенных СМИ прибыл – то есть, оценить эффективность вашего пресс-релиза. Во-вторых, теперь вы точно будете знать, в каких газетах и журналах можно ждать публикацию, а на каких телеканалах – сюжета. Это дает вам возможность позвонить в редакцию и спросить, не нужна ли помощь в подготовке материала. В-третьих, на продолжительных мероприятиях с организацией проживания и питания регистрация позволяет определить точное количество «ртов» и необходимых койко-мест – ведь фактические цифры в 99 процентах случаев отличаются от запланированных.
Порядок регистрации несложен: перед входом в зал, где будет проходить мероприятие, ставятся столики с табличкой «Регистрация». Сотрудники службы безопасности или администраторы, встречающие гостей, должны вежливо направлять их, чтобы в фойе не создавалось вавилонского столпотворения: «Пройдите, пожалуйста, в гардероб, а потом – к регистрационным столикам».
Вопрос, который многие упускают из виду: сколько нужно столиков? Опыт подсказывает, что на один пункт регистрации должно приходиться не больше 30 гостей. В противном случае начнется давка, и даже еще не начавшееся мероприятие журналисты воспримут негативно.
Обычно в момент регистрации журналисту выдается удостоверение-бэйджик и пресс-кит.
Транспорт, проживание, питание
На брифинг или пресс-конференцию журналисты, как правило, добираются на редакционной машине. А вот для проведения пресс-тура, особенно длительного и насыщенного, решение транспортного вопроса просто необходимо. Обычно назначается место сбора, куда сотрудники аккредитованных СМИ прибывают самостоятельно, а оттуда к месту события едут уже на транспорте организаторов. Лучше всего для этих целей подходят автобусы – один или несколько, в зависимости от количества приглашенных. Если мероприятие заканчивается поздно вечером – неплохо бы организовать развоз людей по домам. Много на этом не потратите, зато отношение к вам будет самое лучшее.
Вопрос с проживанием актуален лишь в том случае, если приглашаются иногородние журналисты, а само мероприятие проходит не один день или заканчивается ближе к ночи. Теперь – о питании. Вопрос организации питания подробно рассматривается в разделе «Организация питания на мероприятии». Брифинг обычно продолжается не более 30-40 минут, поэтому из вежливости можно угостить людей кофе. Пресс-конференция предполагает организацию более серьезного фуршета, а вот после пресс-тура, который обычно длится не менее 4 – 5 часов, людей необходимо хорошо покормить. Заостряем внимание: именно покормить, а не напоить. Если работа будет продолжаться день и больше – в обязанность организаторов входит организовать полноценное трехразовое питание.
Конференция
Здесь все гораздо сложнее, чем с мероприятиями для прессы – и, конечно же, намного затратнее. Во-первых, конференция, как правило, проходит не один день. Во-вторых, больше приглашенных. В-третьих, львиная доля гостей – как правило, иногородние. С другой стороны, хорошо организованная конференция по актуальной теме – это информационный повод федерального, или, как минимум, регионального уровня, и ее PR-эффект при должном подходе оправдает даже самые смелые ожидания.
Приглашение
Работу с приглашениями начинаем за 4 – 5 месяцев до начала мероприятия. Первейший вопрос: кого приглашать? С рядовыми участниками все более-менее понятно: если это отраслевая конференция – приглашаются представители предприятий данной отрасли, если партийная – члены региональных и местных организаций. Гораздо серьезнее выглядит вопрос с основными докладчиками и экспертами – их статус и профессиональный уровень либо потянет вашу конференцию вверх – либо наоборот. Поэтому к отбору данных кандидатур стоит отнестись с особым тщанием. Здесь имеет значение все: опыт работы, уровень доверия коллег к данному эксперту, научные регалии… Также очень рекомендуем просмотреть видеозаписи с выступлениями планируемых спикеров на других публичных мероприятиях – а уже потом принимать решение: нередко случается, что очень хороший и уважаемый специалист с трибуны и двух слов связать не может. Есть еще один беспроигрышный метод для выбора спикеров: на этапе подготовки конференции попросите потенциальных участников назвать несколько фамилий экспертов, профессиональному мнению которых они доверяют. Так вы получите десятки кандидатур для отбора.
Насчет приглашений: для рядовых участников будет достаточно отправить заинтересованным предприятиям и организациям письмо с описанием целей и задач мероприятия, его плана и ожидаемого количества делегатов – а руководство компании само примет решение, кого направить. Для экспертов, конечно же, потребуются личные приглашения. Как с ними договариваться – «за интерес», «за деньги» или «за рекламу» — решайте по ситуации в индивидуальном порядке. СМИ необходимо разослать «продающий» пресс-релиз – или договариваться с ними на платной основе.
Аккредитация
При проведении конференции аккредитация просто необходима: иначе мероприятие начнется с самого настоящего хаоса – что вряд ли хорошо. В какой форме она будет проходить – не так уж важно: предприятие или организация может направить вам официальное письмо с заявкой об участии с указанием имен, фамилий и должностей его представителей – также вы можете уточнить эти подробности по телефону. В любом случае, вы должны понимать, сколько ожидается гостей и от чьего «двора» будут эти гости.
Для изготовления удостоверений необходимо получить от участников их ФИО, должность и фотографию – учитывая повсеместную «интернетизацию» страны, с этим не должно возникнуть никаких проблем. Удостоверение — бэйджик должно содержать: ФИО, фото, название предприятия, которое представляет человек, и его статус: участник конференции, эксперт, пресса. К слову, сотрудников принимающей стороны тоже нужно обеспечить удостоверением с указанием функционала: оргкомитет, служба безопасности – и так далее.
Сотрудник, ответственный за приглашения, должен быть на связи с гостями: приглашенные должны заранее знать, куда им надлежит прибыть и во сколько. За два-три дня до начала мероприятия хорошо бы обзвонить участников и попросить подтвердить прибытие.
Регистрация
Регистрация участников конференции также необходима: она дает представление о точной численности прибывших и, следовательно, конкретизирует ваши расходы на размещение и питание. Проводится она, как правило, в холле перед залом, где будет проходить мероприятие. Расчет – один столик на тридцать гостей.
Неплохо бы упорядочить процесс регистрации: например, один столик – для представителей Поволжья, другой – для гостей из Центральной России, третий – для зарубежных делегатов… Такой подход исключает неразбериху при выдаче удостоверений и пакета документов, необходимых для работы. В пакет обязательно должен входить план конференции, аналитика по теме, список докладчиков и темы выступлений – в общем, все, чтобы участник не чувствовал себя в информационном вакууме. Разумеется, если приглашаете иностранных гостей, все документы должны быть качественно переведены.
Транспорт, проживание и питание
Дорогу до места проведения конференции и обратно, как правило, участникам оплачивает направляющая организация. С частными экспертами – как договоритесь. А все транспортные вопросы во время конференции ложатся на организаторов. Нужно обеспечивать доставку участников от гостиницы до конференц-зала и обратно, на обед и ужин, на экскурсионные мероприятия – если они у вас запланированы. Хорошо бы еще и встретить участников, а по окончании конференции развезти по вокзалам и аэропортам – но это не всегда возможно технически.
О проживании: здесь, конечно, все зависит от вашего бюджета. Однако стоит помнить: вряд ли человеку удастся хорошо отдохнуть, если в номере он живет не один. Цены в гостиницах «кусаются»? Обратитесь непосредственно к директору – за объем он, скорее всего, даст вам хорошую скидку. Можно позвонить в различные санатории и профилактории: стоимость номера в них дешевле, чем в отеле, а условия очень даже неплохие. При решении вопроса о размещении гостей руководствуйтесь двумя принципами: лучше всего человек отдыхает в одиночестве – и у него должна быть возможность для всех гигиенических процедур. И, конечно же, учитывайте удобство доставки гостей к месту проведения конференции.
Питанию гостей на нашем сайте будет посвящен отдельный раздел, поэтому сейчас на этом вопросе заострять внимание не будем. Три момента:
- Человек кушает минимум три раза в день
- Лучше избегать изысков, которые любят не далеко все
- Поменьше алкоголя
Идеальный вариант – талон, по которому гость сам может выбрать себе блюда на определенную сумму.
Презентация
Здесь – коротко, потому что основные моменты работы с участниками различных мероприятий уже рассмотрены выше.
Приглашение
Если мероприятие планируется открытое, то имеет смысл анонсировать его в СМИ. В анонсе нужно подробно и доступно рассказать о продукте и, для привлечения как можно большего количества участников, пообещать скидки на приобретение товара после презентации. Есть смысл подороже продать мероприятие: написать в анонсе, что количество товара ограничено и попросить желающих зарегистрироваться по телефону. В реальности же этот шаг даст вам понимание точного числа гостей, которые намерены посетить презентацию.
Отдельный вопрос – приглашение представителей власти, СМИ и уважаемых экспертов. Если наличие первых – на ваше усмотрение, то вторые и третьи должны быть обязательно: это придаст вашему мероприятию вес в глазах покупателей и обеспечит ему информационную поддержку. Об экспертах следует побеспокоиться заранее, а их фамилии можно упомянуть в анонсе. Условия участия экспертов и представителей СМИ лучше обсудить приватно.
Аккредитация и регистрация
Ни одно, ни другое в данном случае не имеет смысла. Однако будет совсем неплохо, если перед входом в зал поставить столик, за которым представители оргкомитета будут приветствовать гостей и раздавать рекламные материалы.
Проживание, питание и транспорт
В рассматриваемом вопросе актуальна только тема питания – как правило, это фуршет. Набор стандартный: кофе, чай, сок, бутерброды, фрукты. Алкоголь – можно: все-таки люди пришли сюда не работать. И, как ни цинично это звучит – легкое подпитие и непринужденная обстановка как нельзя лучше способствует покупкам.
Выбор помещения
Напоследок – несколько слов о выборе помещения. Оно должно отвечать нескольким важ
ным требованиям:
- Возможность комфортного размещения всех гостей – это касается любых мероприятий.
- Возможность провести регистрацию – то есть, перед конференц-залом должен быть достаточно просторный холл.
- Возможность установить качественную аппаратуру для усиления звука и демонстрации видео (слайдов).
- Рядом должен находиться зал для фуршетов и кофе-пауз.
- Если речь идет о презентации – до места ее проведения должно быть удобно добираться.
В данном разделе не рассмотрен вопрос об организации выставок – это отдельная и очень серьезная тема, которой посвящена отдельная глава.
Приветствуем вас на сайте events-live. Этот сайт посвящен мероприятиям, их организации и разумеется, тем кто их создает и в них участвует. Здесь вы найдете анонсы и обзоры самых интересных и актуальных событий, которые происходят в России и мире. Отдельный раздел сайта, event-помощник, создан специально для организаторов. Здесь вы найдете рекомендации по основным аспектам процесса подготовки и проведения мероприятия. Сайт открыт для обмена опытом, мы будем рады вашим мнениям. Высказывайтесь на сайте или присылайте ваши материалы на info@sdk-hr.ru. Events-live - только актуальные события.